抽空處理，可以嗎？

Q：最近發生一個情況，令我不知道如何是好？也就是我們財務部要經手許多的賬目，我可以說是每天忙得焦頭爛額。業務部來了一位新的助理，她可能經驗不足，也可能能力不夠，每次mail請她配合提供的資料總是拖延，要不就是資料不齊全，結果嚴重耽誤我的工作。
前天我的主管，也就是出納課長，她明白指示──今後和那位業務助理相關的業務要直接跳過，改向業務助理的主管連繫，這樣做對嗎？

A：這樣做雖然方便許多，但是需要全方位思考，例如：

一、在公司的制度上，你是越級處理，對方主管若不能體諒你的為難，他發出抱怨之聲時，妳可以全權回應？還是妳的出納課長會出面處理？
二、公司請一位業務助理，這代表業務同仁非常忙碌，需要人力支援，所以這位業務助理若實在不適任，那麼你的主管和業務主管需要開會協調，大家認真考核這位員工的去留。
三、業務助理也是有委屈，她可能會表達──主要是業務部同仁每天忙著在外頭和客戶打交道，回到公司不是累癱了，就是忙著開業務會報，這時，請他們提供客戶催款資料難免拖拖拉拉。
四、其實，儘管身陷其中的妳，職位還不夠「大」到可以對業務助理發號施令，因為妳是比她資深也有能力，但是就工作層級而言，妳們是差不多的，所以如果你直接跳級抽空處理，對她而言，是不尊重也殘忍了些。

有位OL曾經碰過妳類似的問題，妳知道她怎麼處理嗎？她說：「儘管主管要求我直接和對方高一層的主管溝通就好，我還是同時e-mail給當事人和他的主管。」這個方法很有智慧，既做到職務上直接的溝通，又多一個對方的主管來督促，這不是一箭雙鵰了嗎？
﹝原發表於《自由時報》﹞